ماژول مدیریت مالی و حسابداری
در نرم افزار خدمات درمان در منزل یا پلتفرمHCIS ساختار مدیریت امور مالی و حسابداری بر اساس مدیریت فرآیندهای جریان نقدینگی یا Cash Flow طراحی، برنامه ریزی و پیاده سازی شده است. تمامی تراکنشها در این بخش از پلتفرم HCIS به صورت دو سطحی ذخیره سازی می شوند. در سطح اول کاربران سامانه ( با سطح دسترسی مجاز ) و فرآیندهای خودکار پیش بینی شده در پلتفرم (توابع مالی و API) نسبت به ثبت تراکنش اقدام می نمایند و در مرحله دوم تایید تراکنشهای ثبت شده توسط مدیران سیستم و همینطور توابع مالی و API تایید نهایی خواهند شد.
تنوع ارز
نرم افزار خدمات درمان در منزل HCIS قابلیت مدیریت فرآیندها و انجام محاسبات مالی با انواع ارز را دارا می باشد. سیستم قابلیت دریافت نرخ تبدیلات ارزی در لحظه را از وب سرویسهای رسمی داراست. همینطور سامانه قابلیت نمایش مبالغ با نظر مشتریان بر اساس واحد ریال و تومان دارد. برای مثال در صورتی که ارز مرجع پلتفرم ریال تعریف شده باشد تمامی تراکنش ها بر اساس ریال انجام خواهند پذیرفت و در صورتی که پنل نمایش مشتری واحد ازر تومان تعریف شده باشد مقدار تراکنش تقسیم بر نرخ تبدیل (۱۰) میشود و به مشتریان تومان نمایش داده خواهد شد به همین ترتیب اگر ارز نمایش دلار قرار گیرد بر اساس نرخ تبدیل ارز ریال تبدیل به دلار شده و نمایش داده می شود.
گسترش : در گسترش های آتی تراکنش ها واحد های متنوع خواهد داشت و در زمان ثبت تراکنش واحد نوع ارز نیز به تراکنش اضافه خواهد شد.
اتصال به درگاه بانکی
پلتفرم HCIS امکان اتصال به درگاه های بانکی را دارا است. در اتصال به درگاه بانکی هر دو مرحله از ثبت و تأیید تراکنش انجام میپذیرد. در مرحله اول تراکنش در HCIS ثبت می شود و در ادامه پلتفرم کاربر را به درگاه بانک ارجاع می دهد. با انجام فرآیند پرداخت توسط کاربر، HCIS اطلاعات مورد نیاز برای تایید تراکنش بانکی را از سامانه شاپرک دریافت می نماید.
در زمان نگارش این سند پلتفرم درگاه های بانکی ذیل را پشتیبانی می نماید:
- درگاه بانکی بانک پاسارگاد
- درگاه بانکی بانک سامان
- درگاه بانکی ایران کیش
- درگاه کارت اعتباری ایرانیان
تعریف کیف پولها روشهای انتقال متنوع
در پلتفرم HCIS هر کاربر میتواند یک یاچند کیف پول داشته باشد. موجودی هر کیف پول معنای خود را دارا است. فارغ از انواع کیف پول که در سامانه قابل تعریف میباشد به صورت کلی کیف پولها به دو دسته تقسیم میگردد
- کیف پول نقدی
- کیف پول اعتباری
کیف پول نقدی به معنای بده کاری یا بستانکاری قابل پرداخت در سامانه به حساب می آید.
سایر کیف پولها اعتباری بوده و میزان کیف پول به معنای بدهکاری یا بستانکاری مستقیم محاسبه نمیگردد.
در تمامی تراکنش ها نوع کیف پول مشخص میشود و هر تراکنش مختص به یک کیف پول است. برداشت یا واریز به هر کیف پول تنها در همان کیف پول اتفاق میافتد و موجودی هر کاربر مجموع هر کیف پول بدون در نظر گرفتن سایر کیف پولها خواهد بود.
ثبت و مدیریت روش فروش و روال تسهیم
پلتفرم قابلیت ثبت روش گردش مالی در فروش هر کالا یا خدمت را دارا میباشد. پس از نهایی سازی روش فروش برای کالا ها یا خدمات پلتفرم قابلیت ورود فرمول فروش را برای اپراتور فراهم میآورد با این قابلیت میتوان روشهای فروش متنوعی را در سیستم تعریف نمود و هر کالا یا خدمت را به مدل یا مدلهای متنوع از گردش مالی ارتباط داد. بدین ترتیب در صورتی که فروش کالا یا خدمت پلن های متفاوت مالی برای فروش داشته باشد مشتریان بر اساس نوع اشتراک خود در سیستم میتوانند روشهای متنوعی را برای خرید محصول داشته باشند(فروش نقدی – فروش اقساطی و … ). جهت ثبت فروش روال تست روش تسیهم در سیستم وجود دارد که پس از ثبت فرمول تسهیم اپراتور میتواند فرمول ورودی را تست نموده و در صورتی که تست فرمول مورد تأیید باشد بر روی کالا ها پیادهسازی نمود.
فرمول مدیریت تسهیم موجودیت های ذیل را پشتیبانی میکند
- بیمار
- پزشک – پرستار – کادر درمان
- ارجاع کننده بیمار
- مالک پلتفرم
مبالغی که در فرمول قابل محاسبه میباشند:
- مبلغ فروش کالا یا خدمات
- مبلغ خرید کالا یا خدمات
- مبلغ سود
تمامی کیف پولهایی که در فرمول قابل استفاده است.
در تعریف فرمول هر خط از فرمول یک تراکنش به حساب میآید برای اجرای یک فرمول دقیق باید توجه داشت که مجموع تراکنش های فرمول می باید تراز انتقالی معادل صفر داشته باشد.
جمعبندی : هر فروش مجموعهای از تراکنش های مالی را تشکیل خواهد داد که این مجموعه توسط مدیر سیستم قابل تعریف می باشد.
ثبت و مدیریت تنظیمات مالی به صورت پویا
سامانه HCIS به عنوان یک پلتفرم جامع تنظیمات مالی متنوعی را پشتیبانی میکند. روش مرتب سازی تراکنش های مالی – تعریف کیف پولها – تعریف بانک ها و ذی حسابها شاخص های مالی از جمله امکانات تنظیمات مالی می باشد.
تعریف شاخص های مالی متنوع
هر تراکنش میتواند وابسه به یک شاخص مالی که از پیش تعریف شده است باشد. با تعریف و به کار گیری شاخص های مالی میتوان گزارشها متنوع مالی بر اساس شاخص های تراکنش ها داشت. برای مثال تعریف شاخص مالی هزینههای عملیاتی این امکان را فراهم میسازد که تراکنش هایی که مربوط به هزینههای عملیاتی میباشد تگ دار شوند. در صورتی که تراکنش هایی که مرتبط به هزینههای عملیاتی باشند به درستی تگ شاخص خود را دارا باشند. پلتفرم میتواند گزارشاتی را بر اساس شاخص تعریف شده تولید نماید.
تعریف و مدیریت مرکز هزینه و بانک های متنوع
پلتفرم قابلیت تعریف مرکز هزینه یا بانک را دارا میباشد در صورتی که در پلفترم مرکز هزینه یا بانک تعریف شده باشد عملیات مالی به صورت مجموعه از تراکنش های گردش مالی تعریف میشود که در صورتی که انتقال حقیقی را شامل شوند شامل برداشت یا واریز به مرکز هزینه یا بانک میباشد. با استفاده از تعریف بانک مدیر مالی میتواند به صورت روزانه میزان موجودی بانک را با میزان اعلامی پلتفرم مطابقت داده و در صورتی که بین موجودی حقیقی بانک و موجودی اعلام شده از سوی پلتفرم مطابقت وجود نداشت مشکل مالی به وجود آمده را جستجو و رفع نماید.
گزارشها متنوع مالی
پلتفرم قابلیت تولید گزارشها مالی همانند گزارشها نرمافزار های حساب داری دارا میباشد. پلفترم بر اساس تجمیع تراکنش ها در انتهای هر روز گزارش انتهای روز را در جدول مجزایی تولید می نماید و بر اساس جدول جدید پلتفرم قابلیت گزارش روزانه – گزارش تفصیلی – گزارش کل – و گزارش معین را دارا خواهد بود.
لازم به ذکر است جهت جلوگیری از تعدد دادههای جداول در انتهای سال مالی جداول تراکنش ها و گزارشها مالی مجدداً تولید میشوند و جداول مربوط به سال پیش بایگانی میگردند بدین ترتیب در صورتی که حسابدار نیاز به داشتن جزئیات تراکنش از سالهای گذشته داشته باشد می باید سال مالی را تغییر دهد.
در اضافه نمودن سال مالی جدید انتهای حساب تمام اشخاص موجود در سیستم به سال مالی جدید منتقل میشود و ریز تراکنش ها در جدول سال گذشته بایگانی میشود.
توضیح : شماره تراکنش ها همیشه منحصر به فرد میباشد و هیچ تراکنش در سیستم دو بار ثبت نخواهد شد – تغییر سال مالی تأثیری بر عدم duplicate تراکنش ها نخواهد داشت.
تراکنش های دو سطحی (ثبت – تایید/ حذف)
پایه عملیات مالی در پلتفرم تراکنش میباشد ، رکورد تراکنش در دیتا بیس دارای فیلد های ثبت کننده تراکنش و تأیید کننده تراکنش و همچنین Timestamp ثبت و تأیید تراکنش میباشد. تأیید کننده و ثبت کننده تراکنش از جدول کاربران سامانه میباشند که ثبت کننده تراکنش کاربری است که درخواست تراکنش را صادر نموده و تأیید کننده تراکنش کاربرانی است که نقش آنها در سیستم سطح دسترسی تأیید تراکنش را دارا است.
سند مالی
رکورد های تراکنش ها دارای کد مرجع میباشند که کد مرجع نشان دهنده ارتباط تراکنش ها با یکدیگر میباشند. مجموعهای از تراکنش های مرتبط به هم تشکیل یک سند مالی را میدهند. شروع به ثبت سند مالی با ثبت اولین تراکنش آغاز میگردد شماره سند مالی برابر با شماره تراکنش آغازین میباشد و سایر تراکنش های مرتبط با سند کد مرجع تراکنش آغازین را دریافت میکنند.